| Arquivo | Información | Fondos | Servizos | Regulamento |
Capítulo I | II | III | IV
REGULAMENTO DO ARQUIVO DA REAL ACADEMIA GALEGA
Aprobado polo plenario na sesión ordinaria celebrada o 27 de novembro de 2013
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
A organización e ordenación do Arquivo posibilita á Real Academia Galega o cumprimento do establecido nos seus Estatutos (Real Decreto 271/2000 de 25 de febreiro) e no Regulamento de Réxime Interno (aprobado polo Plenario o 4-11-2000). Desde a perspectiva da técnica arquivística enténdese o Arquivo nunha dobre vertente, por un lado, como a ordenación dos documentos administrativos propios da RAG e, por outro, como fonte de información e documentación ao dispor da Institución e dos seus membros, así como de investigadores e estudosos.
O presente regulamento ten como obxecto:
- Establecer o papel do Arquivo na Real Academia Galega.
- Definir o seu funcionamento básico.
- Implantar as técnicas para o tratamento dos documentos e as condicións de recepción, custodia, conservación e acceso.
Disposicións xerais
Artigo 1. Patrimonio documental
O patrimonio documental da Real Academia Galega está formado polos documentos de calquera época producidos, recibidos ou reunidos no exercicio das súas funcións e actividades por:
1.- Os órganos de goberno da Institución.
2.- As distintas Seccións e Seminarios.
3.- O persoal laboral ao servizo da Academia no exercicio da súa actividade.
4.- As persoas físicas ou xurídicas alleas á RAG no desenvolvemento de actividades delegadas ou contratadas por esta.
Tamén forma parte do patrimonio documental da Real Academia Galega toda a documentación que se incorpore por legado, doazón, depósito, compra, ou por calquera outro tipo de cesión ou adquisición.
Artigo 2. Documento de Arquivo
A efectos deste Regulamento enténdese por Documento de Arquivo todo testemuño de funcións e actividades recollido nun soporte perdurable e expresado en linguaxe oral ou escrita, natural ou codificada, desenvolvido por unha persoa física ou xurídica. Quedan excluídos os exemplares non orixinais de obras editadas ou publicadas.
Artigo 3. O Arquivo da Real Academia Galega
O Arquivo da Real Academia Galega é un conxunto orgánico de documentos de calquera época e soporte, producidos ou recibidos pola Real Academia Galega no exercicio das súas actividades e conservados debidamente para:
1.- Satisfacer as necesidades de información e documentación.
2.- A correcta xestión administrativa.
3.- Atender as necesidades de acceso dos/das académicos/as á documentación da Institución.
4.- Facilitar a información e a documentación necesarias para a investigación.
Así mesmo, o Arquivo é a dependencia administrativa responsable de reunir, conservar, organizar e difundir o patrimonio documental da Real Academia Galega.
Artigo 4. Dependencia orgánica
O Arquivo depende do membro da Comisión Executiva que asuma as responsabilidades propias de Arquiveiro/a - Bibliotecario/a.
Artigo 5. Funcións do Arquivo
Son funcións do Arquivo da Real Academia Galega:
1.- Recibir, organizar, clasificar e facer accesible a documentación.
2.- Elaborar os instrumentos de descrición e control adecuados para unha correcta comunicación da documentación e óptima accesibilidade a ela.
3.- Colaborar na mellora do funcionamento da Institución mediante o establecemento de pautas para o desenvolvemento de procedementos administrativos.
4.- Facilitar o acceso e a consulta aos académicos e académicas e á cidadanía en xeral, nos termos establecidos no marco legal e normativo.
5.- Establecer normativas reguladoras e criterios de ordenación e descrición dos documentos, así como as relativas a outros aspectos de tratamento automatizado da documentación e da información.
6.- Formular directrices para a correcta conservación e instalación da documentación, establecendo as condicións idóneas que deben reunir as instalacións necesarias para a súa utilización e seguridade.
7.- Desenvolver e participar en actividades de difusión do patrimonio documental da RAG.
Así mesmo, todas aquelas funcións que impliquen organización e tratamento da documentación constitutiva do patrimonio documental da RAG.
Artigo 6. Persoal
Sen prexuízo das funcións que os Estatutos e o Regulamento de Réxime Interno da Real Academia Galega atribúen ao Arquiveiro/a - Bibliotecario/a, a organización técnica do Arquivo da RAG corresponderalle ao Director/a, que terá como funcións:
1.- Cumprir e facer cumprir o presente regulamento.
2.- Elaborar o informe anual das actividades desenvolvidas no Arquivo.
3.- Velar pola organización do Arquivo e supervisar o seu funcionamento.
4.- Elaborar as normas técnicas sobre redacción de instrumentos de control, descrición e difusión.
5.- Planificar a actividade arquivística.
6.- Desenvolver as técnicas de funcionamento e coordinar a súa aplicación.
7.- Xestionar a documentación depositada nas súas instalacións.
Estrutura
Artigo 7. O Sistema de Arquivos da RAG
O Sistema de Arquivos da Real Academia Galega está formado polo Arquivo Institucional da RAG, que comprende os arquivos de xestión ou administrativos e o arquivo histórico, que se corresponden coas etapas do ciclo vital dos documentos, diferenciados entre si e con funcións específicas para cada un deles, e que integran o Arquivo da Real Academia Galega.
Artigo 8. Arquivo de Xestión ou de oficinas
O Arquivo de Xestión é aquel no que se reúne e custodia a documentación desde que se produce ou recibe ata que finaliza a súa tramitación.
Os documentos dos Arquivos transferiranse ao Arquivo Histórico aos cinco anos da súa produción, salvo que se trate de expedientes inacabados.
Os Arquivos de Xestión aplicarán as directrices e instrucións de carácter técnico que se elaboren desde a dirección do Arquivo unha vez aprobadas pola Comisión Executiva.
Haberá un Arquivo de Xestión na sede da Real Academia Galega.
No Arquivo de Xestión haberá unha persoa responsable da conservación e custodia dos documentos, así como da súa transferencia ao Arquivo Histórico.
Artigo 9. Arquivo Histórico
O Arquivo Histórico está integrado polos documentos transferidos desde os arquivos de xestión ou administrativos e os que reciba a Real Academia Galega por doazón ou legado, ou ben os que se adquiran por compra, cesión ou por calquera outro sistema previsto no ordenamento xurídico.
A totalidade da documentación do Arquivo Histórico é considerada de conservación permanente.
Artigo 10
A Comisión de Valoración do Arquivo da Real Academia Galega está composta polo/a Arquiveiro/a - Bibliotecario/a, o Director/a do Arquivo e o/a Secretario/a da RAG.
Artigo 11
A Comisión de Valoración terá as seguintes funcións:
1.- Establecer, baixo criterios administrativos e históricos, os períodos de conservación dos documentos.
2.- Regularizar o proceso de expurgación e eliminación de documentos dos arquivos de xestión ou administrativos.
Organización e funcionamento
Artigo 12. Concepto
Enténdese por organización e tratamento dos documentos o conxunto de operacións e técnicas relativas á concepción, desenvolvemento, aplicación e avaliación dos procesos necesarios para a organización, identificación, valoración, selección e conservación ou eliminación dos documentos desde a súa creación ou recepción no Arquivo.
Sección 1ª. O tratamento técnico dos documentos
Artigo 13. Ingreso de documentos
O ingreso de documentos no Arquivo Histórico realizarase:
1.- Por transferencia ordinaria de documentos procedentes dos Arquivos de Xestión.
2.- Por ingreso extraordinario de documentos procedentes de doazón, legado ou compra, ou ben por calquera outro sistema de adquisición, que sexa aceptado, aprobado ou ordenado pola Comisión Executiva.
Artigo 14. Rexistro Xeral de Entradas
Todos os ingresos de documentos quedarán rexistrados no Rexistro Xeral de Entradas.
Artigo 15. Clasificación e instalación
Os fondos que constitúen o Sistema Arquivístico da Real Academia Galega clasificaranse seguindo un criterio que terá como base o principio de procedencia.
O fondo documental institucional organízase de acordo cun cadro de clasificación que será aplicable á documentación dos distintos arquivos.
Finalizada a organización dos documentos, procederase á colocación en unidades de instalación adecuadas que garantan a súa conservación e que se identifiquen pola catalogación que lles corresponda.
Sección 2ª. Da conservación dos documentos
Artigo 16. Conservación
O Arquivo da RAG contará con espazos adecuados que garantan a conservación e o depósito de toda a documentación, así como as dependencias necesarias para a realización do tratamento técnico e o acceso á documentación.
A RAG velará sempre por dotar as súas instalacións dos instrumentos necesarios para a conservación dos seus fondos documentais.
O Arquivo elaborará e manterá actualizado un plan de emerxencias para actuar rapidamente en caso de catástrofe, así como un programa de seguridade para documentos esenciais.
Sección 3ª. O acceso aos documentos e aos servizos do Arquivo
Artigo 17. Usuarios/as
Para os efectos deste Regulamento distínguese entre usuarios/as externos/as e usuarios/as internos/as (membros de honra/académicos/as numerarios/ correspondentes e persoal laboral).
Artigo 18. Acceso aos documentos do Arquivo
De acordo coa lexislación vixente, recoñécese á cidadanía en xeral o dereito de acceso aos documentos que constitúen o patrimonio documental da Real Academia Galega, nos termos previstos nos artigos seguintes.
Fondo institucional non é accesible para o público, de non haber autorización expresa da Institución, ata que transcorran 30 anos desde a súa creación.
De acordo coa lexislación vixente "os documentos que conteñan datos persoais de carácter policial, procesual, clínicos ou de calquera outra índole que poidan afectar á seguridade das persoas, á súa honra, á intimidade da súa vida privada e familiar e á súa propia imaxe, non poderán ser publicamente consultados sen que medie consentimento expreso dos afectados ou ata que transcorrese un prazo de 25 anos dende a súa morte, se a data é coñecida ou, noutro caso, de 50 anos, a partir da data dos documentos" (art. 57 c da Lei 16/1985, do 25 de xuño de 1985, do Patrimonio Histórico Español).
Artigo 19. Restricións
Poderase restrinxir o acceso e a reprodución daqueles orixinais cuxa manipulación poida pór en perigo a súa conservación. Nestes casos o Arquivo proporá solucións para satisfacer a demanda.
Ante circunstancias extraordinarias (procesos de organización ou restauración, obras, traslados, operacións de desinfección, etc.) poderán imporse temporalmente restricións ou condicións especiais para a consulta dos documentos.
Os fondos non serán accesibles ao público ata que estea completada a súa catalogación.
Artigo 20. Consulta dos documentos no Arquivo
O acceso aos documentos poderá facerse mediante consulta gratuíta nas instalacións do Arquivo, ou a través de copias a cargo do solicitante.
Artigo 21. Depósitos
O acceso aos depósitos está reservado exclusivamente ao persoal do Arquivo, que contará cun sistema de control de acceso a este.
Artigo 22. Solicitude de consulta
Para solicitar a consulta dos documentos, os/as usuarios/as externos /as deberán cubrir un formulario. O/a solicitante deberá acreditar a súa identidade e indicar, con fins estatísticos, o tema obxecto da súa investigación.
No Arquivo de Xestión os/as usuarios/as internos/as deberán cubrir o Libro de Acceso.
Artigo 23. Responsabilidade do/a usuario/a
Os/as usuarios/as son responsables da integridade dos fondos documentais mentres os consulten, quedando prohibido o traslado de documentos fóra da sala de consulta.
Artigo 24. Procedemento de consulta
Arquivo da Real Academia Galega establecerá os procedementos de consulta que considere necesarios para garantir o mantemento da correcta organización e conservación dos documentos.
A consulta de documentos dos que exista unha copia, microfilme, imaxe dixital ou reprodución por calquera outro sistema, realizarase sobre a copia, co obxecto de protexer os orixinais.
Artigo 25
Os instrumentos de descrición existentes no Arquivo da Real Academia Galega serán de libre acceso, aínda que queda expresamente prohibida a reprodución dos mesmos co fin de salvagardar os dereitos de propiedade intelectual, que corresponden á RAG.
Artigo 26
Cando publiquen os seus traballos os/as investigadores/as deberán citar a procedencia dos documentos que forman parte do fondo da RAG. Ademais deberán facer entrega ao Arquivo dunha copia da obra publicada.
Artigo 27. Préstamo
O préstamo de documentos limítase exclusivamente ao edificio da sede da Real Academia Galega, quedando prohibida a súa saída.
Os documentos só se poderán prestar a usuarios internos.
Durante o tempo que dure o préstamo o solicitante será responsable da integridade do documento prestado.
Artigo 28. Saída de documentos da sede do Arquivo
A saída de documentos (para restauración, para reprodución cando non sexa posible realizala no propio Arquivo ou ben para exposicións e actividades de difusión cultural) sempre será temporal e por un prazo previamente establecido, deberá ser autorizada pola Comisión Executiva e contar cunha póliza de seguro.
Artigo 29. Solicitude de préstamo
Para solicitar o préstamo de documentos haberá que cubrir o formulario correspondente, que necesariamente deberá ser asinado, en constancia de conformidade, polo/a solicitante da documentación.
Artigo 30. Reprodución
O Arquivo proporcionará reproducións de documentos que se lle soliciten, na medida da súa capacidade e dos medios técnicos dispoñibles, previa solicitude no formulario correspondente.
As reproducións serán realizadas polo persoal do Arquivo. En casos excepcionais, segundo as características dos documentos, a Comisión Executiva poderá autorizar a saída destes para a súa reprodución.
Non se facilitarán reproducións daqueles documentos cuxo estado de conservación non permita realizar a copia sen pór en perigo a súa integridade.
Por motivos de conservación dos orixinais, preferirase a aplicación da dixitalización como técnica de reprodución.
En cumprimento do art. 26 do Real Decreto do 12 de abril de 1996, os dereitos de explotación da obra durará toda a vida do autor ou autora máis 70 anos. No caso de reprodución autorizada, é de obrigado cumprimento citar o Arquivo da real Academia.
Para as imaxes suxeitas a dereitos de reprodución, para alén da lexislación ao respecto, estableceranse acordos bilaterais coa persoa física ou xurídica que detente os tais dereitos.
Artigo 31. Taxas por reprodución
Toda reprodución solicitada está suxeita ao pagamento das taxas establecidas ao respecto.
Comisión de Arquivos e Bibliotecas
Créase a Comisión de Arquivos e Bibliotecas, que terá funcións de asesoramento da Comisión Executiva e da persoa responsable nela desta área.
A Comisión de Arquivos e Bibliotecas presídea a persoa responsable desta área na Comisión Executiva e está constituída polos directores/as do Arquivo e da Biblioteca e mais dous membros numerarios designados polo Plenario.
